Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung schrittweise ab dem 01.01.2025

Mit Abschluss des Gesetzgebungsverfahrens zur Wachstumschancengesetz wurden am 27.03.2024 weitreichende Änderungen bei der Rechnungsstellung zwischen inländischen Unternehmen (B2B-Umsätze) beschlossen. Mittelfristiges Ziel ist die vollständige Digitalisierung des Rechnungsverkehrs.

Die elektronische Rechnung ist ein nach bestimmten Vorgaben strukturierter Datensatz, der in einem elektronischen Format (XML) erstellt, übermittelt und empfangen wird. Darüber hinaus soll auch eine automatische Weiterverarbeitung des Datensatzes möglich sein. Hierbei lehnt sich das Gesetz an die technischen Anforderungen der EU-Norm für die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen an (EN 16931), die in diesem Bereich bereits seit 2020 zu beachten ist.

Nach der Neufassung der Vorschrift werden nur noch solche Dokumente, die in einem entsprechend strukturierten, digitalen Format ausgestellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet werden, als elektronische Rechnungen akzeptiert. Andere digitale Datenformate, wie z.B. das klassische pdf-Format stellen spätestens ab 2028 keine elektronischen Rechnungen im Rechtssinne mehr dar.

Von den gesetzlichen Neuregelungen sind auch umsatzsteuerliche Kleinunternehmer und auch die Unternehmer betroffen, die bestimmte steuerfreie Leistungen an andere inländische Unternehmer erbringen. Nach derzeitigem Stand, wären aber auch Vermieter von Grundstücken von den beschlossenen Änderungen betroffen, sofern das Grundstück umsatzsteuerpflichtig vermietet wird.

Der Gesetzgeber erhofft sich, durch die Maßnahmen u.a. Steuerhinterziehung in Gestalt des unberechtigten Vorsteuerabzugs zu bekämpfen. Hintergründig sollen durch die standardisierten elektronischen Rechnungen die Digitalisierung in deutschen Unternehmen gefördert sowie die organisatorischen Abläufe bei der Rechnungsstellung verbessert werden.

Für die Einführung der elektronischen Rechnung sind folgende Übergangsregelungen vorgesehen:

Alle inländischen Unternehmen sollen ab dem 01.01.2025 zunächst in der Lage sein, digital strukturierte Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen zu empfangen und zu verarbeiten.

Bis zum 31.12.2026 dürfen alle inländischen Unternehmer Leistungen, die zwischen dem 01.01.2025 und dem 31.12.2026 erbracht werden, weiterhin in Papierform abrechnen.

Ab dem 01.01.2027 müssen alle Unternehmer mit einem Vorjahresumsatz gemäß § 19 Abs. 3 UStG (Summe der steuerbaren Umsätze) von mehr als EUR 800.000,00 im Geschäftsverkehr mit anderen inländischen Unternehmen in Form einer elektronischen Rechnung abrechnen. Unternehmer mit einem Jahresumsatz im Kalenderjahr 2026 bis EUR 800.000,00 können weiterhin in Papierform abrechnen.

Spätestens ab dem 01.01.2028 sollen dann alle inländischen Unternehmen im Geschäftsverkehr mit anderen inländischen Unternehmen in elektronischer Form abrechnen (Grundfall, § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG n. F.).

Parallel zu der Gesetzgebung in Deutschland treibt die EU-Kommission unter dem Schlagwort „VAT in the Digital Age“ mit ihren Richtlinienentwürfen die Pflicht zur Nutzung der elektronischen Rechnung für grenzüberschreitende Transaktionen und Verbesserung des Meldewesens voran.

Im Zusammenhang mit der Einführung der elektronischen Rechnung ist allerdings noch eine Reihe von Folgethemen, wie z.B. die Frage nach konkreten Softwarelösungen und ‑anbietern sowie die der Archivierung und Aufbewahrung der Daten durch den Gesetzgeber und die Finanzverwaltung im Einzelnen zu regeln.

RA/StB Christian Slota / StB Yurder Gürcü

In folgendem Newsletter erschienen : Newsletter 3/24

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