Meldepflichten aufgrund des neuen Transparenzregisters prüfen – empfindliche Geldbußen drohen

Zum 01.10.2017 waren erstmals die Vorgaben des neuen elektronischen Transparenzregisters zu erfüllen. Soweit noch nicht geschehen, müssen Meldungen baldigst nachgeholt werden.

Das elektronische Transparenzregister (www.transparenzregister.de) wurde zur Umsetzung der europäischen Geldwäsche-Richtlinie (Richtlinie EU 2015/849) eingeführt. Die wirtschaftlich tatsächlich hinter Gesellschaften stehenden Menschen (die „wirtschaftlich Berechtigten“) sollen über die bestehenden Transparenzpflichten hinaus nicht mehr anonym bleiben. Betroffen sind Kapitalgesellschaften, insbesondere die Aktiengesellschaft und die europäische SE, die Kommanditgesellschaft auf Aktien (KGaA) sowie die GmbH einschließlich der Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt). Eingetragene Personengesellschaften (Offene Handelsgesellschaft, Kommanditgesellschaft einschließlich der GmbH & Co KG sowie die Partnerschaftsgesellschaft) unterliegen gleichfalls den Pflichten. Keine Meldepflichten bestehen bei der Gesellschaft bürgerlichen Rechts.

Die Gesellschaften müssen Angaben über ihre wirtschaftlich Berechtigten einholen, aufbewahren, aktuell halten und an das Register melden. Die wirtschaftlich Berechtigten haben die relevanten Angaben ihren Gesellschaften zu machen. Anzugeben sind Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnort sowie „Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses“. Wirtschaftlich berechtigt ist, wer unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 % der Kapitalanteile hält, mehr als 25 % der Stimmrechte kontrolliert oder „auf vergleichbare Weise“ Kontrolle ausübt.

Bei Verstößen gegen die Pflichten drohen empfindliche Geldbußen von bis zu 1 Mio. EUR. Die Aufsichtsbehörden machen bestandskräftige Maßnahmen und unanfechtbar festgesetzte Bußgelder für fünf Jahre auf ihrer Internetseite bekannt. Zur Vermeidung von Bußgeldern und negativer Öffentlichkeitswirkung wird daher jeder möglicherweise Betroffene auf die Einhaltung der Pflichten achten.

Die Gesellschaften brauchen ihren wirtschaftlich Berechtigten aber nicht besonders intensiv nachzuforschen. Ihre Aufgabe beschränkt sich darauf, von den Berechtigten mitgeteilte Angaben oder in sonstiger Weise bekannt gewordene Infos dem Transparenzregister zu melden. Sie müssen einmal jährlich prüfen, ob Mitteilungspflichten bestehen. Dafür sind interne Maßnahmen unerlässlich. Empfehlenswert ist ein effektives internes Überwachungs- und Meldewesen.

Für die Gesellschaften und ihre wirtschaftlich Berechtigten gibt es eine wesentliche Erleichterung, eine Mitteilungsfiktion: Ihre Pflichten gelten als erfüllt, wenn und soweit sich die relevanten Angaben aus öffentlichen Registern ergeben. Findet man die Angaben also tatsächlich insbesondere im Handels-, Partnerschafts-, Vereins- oder Unternehmensregister, besteht kein Handlungsbedarf.

Für GmbHs greift daher grundsätzlich die Mitteilungsfiktion. Denn sie müssen ohnehin Gesellschafterlisten zum Handelsregister einreichen. Allerdings sollte geprüft werden, ob die Listen tatsächlich aktuell und elektronisch abrufbar sind.

Für Aktiengesellschaften gibt es Besonderheiten. Börsennotierte AGs sind generell von den Pflichten ausgenommen. Nicht-Börsennotierte und ihre Aktionäre haben einen erhöhten Aufwand. Das Aktienregister ist kein öffentliches Register. Durch Meldungen an dieses Register erfüllt nur der Aktionär seine Pflicht gegenüber der AG. Diese muss die Daten an das Transparenzregister melden. Auch diese Pflicht kann entfallen, wenn das Unternehmensregister Angaben zu Beteiligungen enthält. Eine entsprechende Mitteilungspflicht besteht aber nur für Unternehmen, die zu mehr als einem Viertel an der AG beteiligt sind. Natürliche Personen können leichter „Unternehmen“ im Sinne des Gesetzes sein, als es vielen bewusst ist. Dies ist im Einzelfall genau zu prüfen.

Bei mehrstufigen Beteiligungsverhältnissen muss man detailliert eventuellen Mitteilungspflichten auf der jeweiligen Ebene nachgehen. Gesellschaften können sowohl selbst gegenüber dem Transparenzregister meldepflichtig sein; sie können aber auch einem anderen Unternehmen Informationen geben müssen.

Zahlreiche Zweifelsfragen bestehen bei Gestaltungen, die sich nicht aus Registern ergeben, insbesondere bei Treuhand und Stimmrechtspools. Hier empfiehlt sich eine genaue und zeitnahe Prüfung, um Bußgeld und Reputationsverlust zu vermeiden.

Dr. Daniel Lochner / Dr. Torben Illner

In folgendem Newsletter erschienen : Newsletter 9/17

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